Atelier : Pré-Archivage : enjeux, organisation et fonctionnement / M. Atoumane M’BAYE / Conservateur - Directeur adjoint/ Archives Nationales du Sénégal
Atelier : La Description archivistique selon les normes ISAD(G) et ISAAR (CPF) et selon les logiciels libres de gestion des archives / M. Simon Adjatan / Archiviste.
La description archivistique, en tant qu’élément central de l’accès aux documents d’archives, comporte à la fois la présentation des caractéristiques physiques d’un ou de plusieurs documents et l’analyse du contenu de ces mêmes documents. (Couture, 1999).
L’objet de la description archivistique est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d’archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles préétablis. Les procédures liées à la description peuvent commencer lors de la création des archives - ou même avant - et se poursuivre durant la vie de celles-ci.
Ces procédures permettent de mettre en place les contrôles intellectuels nécessaires pour assurer la pérennité d’une description fidèle, intelligible et exploitable.
Le recours à l’informatique dans les tâches de description et de recherche des documents d’archives a accru les besoins d’export / import, fusion et éclatement des bases de données. Ces tâches ne pouvant s’opérer sans l’existence de normes, l’on a assisté à la création de normes par zone géographique ou par pays. C’est seulement en 1990 que le Conseil international des archives a normalisé la description des fonds d’archives, des notices d’autorité et des fonctions exercées par les organismes producteurs d’archives avec les normes ISAD(G), ISAAR(CPF) et ICA-ISDF.
Le recours accru à l’informatique dans les tâches de description a très tôt créé un besoin de développement de logiciels appliqués au domaine. Certains de ces logiciels étaient payants, d’autres gratuits. Mais la notion de logiciel libre n’apparaîtra vraiment que dans la deuxième moitié des années 1980 lorsqu’elle fut décrite par Richard Stallman, puis formalisée et popularisée avec le projet GNU et Free Software Foundation.
Dans le cadre du Forum national des archivistes du Bénin, l’on a besoin de revisiter la description archivistique, de lui appliquer les normes élaborées par le Conseil international des archives puis d’étudier leur fonctionnement sous les logiciels libres de gestion des archives les plus courants.